Рекомендации пресс-службам по работе с запросами журналистов

За годы существования широко известной за пределами Кубани антипремии «Жареный петух» на самую плохую работу пресс-службы в Краснодарском крае за истекший год стало очевидно, что часть работников пресс-служб края не имеет представления о законодательстве в этой области.

Начнём с наиболее известного работникам пресс-служб закона «О СМИ»

В соответствии с Законом РФ от 27 декабря 1991 г. N 2124-1 «О средствах массовой информации» отказ федерального органа исполнительной власти в предоставлении запрашиваемой информации возможен, только если она содержит сведения, составляющие государственную, коммерческую или иную специально охраняемую законом тайну. Уведомление об отказе вручается представителю редакции в трёхдневный срок со дня получения письменного запроса информации. Отсрочка в предоставлении запрашиваемой информации допустима, если требуемые сведения не могут быть представлены в семидневный срок. Уведомление об отсрочке вручается представителю редакции также в трёхдневный срок со дня получения письменного запроса информации.

Предоставляемые данные должны быть тщательно проверены на предмет возможных неточностей и искажений. Сотрудники пресс-службы контролируют качество и оперативность проверки.

С пресс-служб федеральных органов спрос особый

Заметьте, в  Методических рекомендациях по реализации принципов открытости в федеральных органах исполнительной власти (утв. протоколом заочного голосования Правительственной комиссии по координации деятельности открытого правительства от 26.12.2013 N АМ-П36-89пр)  возлагает на пресс-службы федеральных органов исполнительной власти значительно большие обязанности, чем закон «О СМИ».

Публикуя выдержку из этого документа, мы надеемся, что она будет полезна как журналистам, так и работникам пресс-служб исполнительной власти.

2.9. Рекомендации по работе пресс-службы федерального органа исполнительной власти

Работа по повышению уровня открытости федеральных органов исполнительной власти неразрывно связана с взаимодействием со средствами массовой информации, являющихся одной из референтных групп органа власти. Эффективным инструментом такого взаимодействия является пресс-служба федерального органа исполнительной власти (далее – пресс-служба). Создание пресс-службы взаимовыгодно, т. к. позволяет не только иметь канал передачи информации, но и служит каналом обратной связи, позволяя, в том числе, отслеживать общественный интерес и изменение имиджевых характеристик федерального органа исполнительной власти по качеству и количеству обращений и публикаций в СМИ.

Основные принципы работы пресс-службы – объективность и достоверность информации о деятельности федерального органа власти, а также оперативность её предоставления. При этом в качестве основной цели работы пресс-служб рекомендуется рассматривать обеспечение доступа к информации о деятельности федерального органа исполнительной власти, принимаемых им решениях и происходящих обсуждениях по вопросам, имеющим важность для граждан Российской Федерации, представителей бизнеса, общественных организаций и средств массовой информации, с использованием широкого набора способов и каналов коммуникаций.

Особенности структуры пресс-службы (наличие департамента по связям со СМИ, должности помощника/советника руководителя федерального органа исполнительной власти) могут зависеть от задач, которые решает федеральный орган исполнительной власти, его функциональной и территориальной структуры.

Основными задачами пресс-службы являются:

а) информирование о деятельности федерального органа исполнительной власти;

б) мониторинг информационного поля.

К функциям пресс-службы относятся, в том числе, следующие:

а) подготовка и распространение информационных сообщений о деятельности органа власти;

б) предоставление необходимых информационно-справочных материалов и комментариев представителей органа власти;

в) обновление данных на информационных ресурсах органа власти.

Учитывая важность получения своевременной достоверной информации журналистами в целях оперативного информирования граждан, федеральным органам исполнительной власти рекомендуется внедрять практику сокращения сроков для предоставления информации по запросам редакций СМИ:

– в отношении информации, предоставленной федеральным органом исполнительной власти, – до конца текущего рабочего дня, либо до 12:00 следующего рабочего дня;

– в отношении информации по вопросам, относящимся к сфере компетенции федерального органа исполнительной власти, рекомендуется разъяснять информацию, которая опубликована в новостных лентах государственных информационных агентств, а также в топ-5 листе новостей на сайтах ведущих поисковых систем сети «Интернет», – в течение 1 рабочего дня;

– в отношении отдельных запросов журналистов – в течение 3 рабочих дней. В тех случаях, когда предоставление качественного комментария требует сбора, анализа и подготовки дополнительной информации, пресс-служба по истечении 1 рабочего дня после получения запроса может дать мотивированное объяснение, почему комментарий не может быть предоставлен в течение 3 дней, а также указать точный срок его предоставления (не более 7 рабочих дней).

В соответствии с Законом РФ от 27 декабря 1991 г. N 2124-1 «О средствах массовой информации» отказ федерального органа исполнительной власти в предоставлении запрашиваемой информации возможен, только если она содержит сведения, составляющие государственную, коммерческую или иную специально охраняемую законом тайну. Уведомление об отказе вручается представителю редакции в трёхдневный срок со дня получения письменного запроса информации. Отсрочка в предоставлении запрашиваемой информации допустима, если требуемые сведения не могут быть представлены в семидневный срок. Уведомление об отсрочке вручается представителю редакции также в трёхдневный срок со дня получения письменного запроса информации.

Предоставляемые данные должны быть тщательно проверены на предмет возможных неточностей и искажений. Сотрудники пресс-службы контролируют качество и оперативность проверки.

Рекомендуется совершенствовать технологию работы с запросами журналистов:

– отказаться от практики предоставления официальных запросов посредством факсимильной связи и признать электронную почту в качестве канала для направления официального запроса от СМИ (с доменного адреса редакции) и предоставления официального ответа;

– использовать различные электронные сервисы и каналы телефонной связи для оперативного обмена информацией;

– отказаться от практики направления ответов на запросы СМИ с использованием почтовых отправлений (за исключением случаев, когда это специально регламентировано, либо при отсутствии иных каналов передачи запрашиваемой информации).

Анонсы пресс-службе необходимо заблаговременно размещать на официальном сайте федерального органа исполнительной власти в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», а также рассылать по электронной почте.

Пресс-службе рекомендуется организовывать проведение регулярных закрытых брифингов с журналистами по наиболее важным вопросам о деятельности федерального органа исполнительной власти с участием руководителя органа власти и/или его заместителей, а также инициировать выход авторских статей руководства федерального органа исполнительной власти.

Согласно Федеральному закону от 13 января 1995 г. N 7-ФЗ «О порядке освещения деятельности органов государственной власти в государственных средствах массовой информации» на пресс-службы федеральных органов исполнительной власти могут быть возложены функции по ведению аудио- и видеозаписей официальных мероприятий с участием руководителей федерального органа исполнительной власти. Требования к аппаратуре, осуществляющей аудио-, видеозапись, изложены в приказе Министерства информационных технологий и связи Российской Федерации от 22 марта 2007 г. N 39 «Об утверждении Правил применения цифровых систем телевизионного и звукового вещания». Для аудио-, видеозаписей всех официальных мероприятий федеральных органов государственной власти устанавливается бессрочный режим хранения. Согласно вышеназванному Федеральному закону и другим нормативным актам с аудио-, видеозаписями (кроме записей закрытых мероприятий), произведенными пресс-службами федеральных органов государственной власти, имеют право ознакомиться журналисты средств массовой информации и снять копии с них.

Рекомендуется разработать единые квалификационные требования к сотрудникам пресс-служб, включая требования к коммуникативным навыкам, культуре открытости, оперативности подготовки комментариев; федеральным органам исполнительной власти применять данные требования, проводить регулярную оценку качества их соблюдения, а также обучение, направленное на совершенствование навыков и повышение квалификации сотрудников пресс-служб.

В целях последовательного повышения качества работы пресс-служб рекомендуется на регулярной основе получать от представителей СМИ «обратную связь» в различных форматах, в том числе через опросы.